Comment faire un argumentaire téléphonique de prise de RDV en 140 caractères

Oui je sais, à l’heure des réseaux sociaux, du social selling, ça semble un peu ringard de parler de prospection téléphonique.

Mais si réussir à décrocher un rendez-vous par téléphone pouvait être aussi simple que d’envoyer un message sur Twitter ou Linkedin. Peut-on rester dans la limite de 140 caractères (ou presque) au téléphone ?

On a décidé de relever le défi. On vous propose un argumentaire type de prise de rendez-vous par téléphone adapté à la génération des réseaux sociaux. Court, simple, percutant et efficace.

Auparavant, comme on vous sent encore un peu réticent, on vous expose 4 arguments pour vous réconcilier avec le téléphone (dans un environnement BtoB).

Pourquoi le téléphone est un média à ne pas négliger ?

1/ Parce que même à l’âge des canaux digitaux, le téléphone est encore sur chaque bureau ; et plus encore dans chaque poche avec les smartphones.

2/ Parce c’est encore l’un des meilleurs moyens d’avoir une conversation personnalisée, efficace, rapide et privée.

3/ Parce que le téléphone a fait depuis longtemps sa révolution numérique. Google hangout, Skype, Web RTC, Messageries instantanées… la voix est sur tous les canaux numériques.

4/ Parce que il est plus facile aujourd’hui, grâce à internet, d’accéder à une information qualifiée pour préparer ses appels.

Un argumentaire type et simplissime pour décrocher des rendez-vous par téléphone en BtoB

Maintenant que vous vous êtes réconcilié avec le téléphone on vous propose une structure d’argumentaire type, simplissime et réplicable pour décrocher un rendez-vous dans des environnements BtoB.

L’objectif avec cette structure d’argumentaire, c’est de parvenir à son but, décrocher un rendez-vous, en quelques phrases, sans y passer trop de temps et en dépensant très peu d’énergie.

Alors oui, on s’excuse d’avance auprès des puristes, mais il va falloir sacrifier des étapes.

Notre stratégie tient en 4 phases : je me présente, j’attire l’attention, je propose, je valide et je remercie

Si on détaille un peu, ça donne :

I- PRÉSENTATION STANDARD/SECRÉTAIRE

« Bonjour, Je suis Kevin DULAC, de la société DUCHMOLL. Je souhaite parler à Mme Christine VISON. C’est bien votre directrice informatique ? Vous pouvez me la passer ! »

On se présente très simplement, prénom-nom. On n’est pas Monsieur DULAC. On est Kevin DULAC. Détendu…

On parle au présent. Je suis… Je souhaite… Et pas « je souhaiterais, éventuellement, si je ne la dérange pas… »

On ne répond pas aux questions que l’on ne nous a pas posé. Inutile d’exposer l’objet de l’appel si on ne vous le demande pas. On tente. Si ça passe on s’est épargné un effort superflu.

a/ Et si on vous demande pourquoi vous voulez joindre Mme Vison ?

 » C’est la société DUCHMOLL ! Ça concerne [ la sécurité informatique de l’entreprise ] / [ votre parc automobile] / [ la mise à jour de la prévoyance des salariés]… Vous pouvez me passer Mme Vison ! « 

On répond sur le ton de l’évidence. Il est normal d’avoir Mme VISON en ligne, car on est porteur d’un sujet qui la concerne (et qui ne concerne qu’elle).

Le sujet est court, neutre et ne doit pas prêter à la discussion. On bannit : « C’est pour prendre rendez-vous avec elle ». 

On termine sa phrase par une question qui a l’intonation d’une invitation (« Vous pouvez me la passer ! »). Les gens ont tendance à répondre aux questions qu’on leur pose et à oublier celles qu’ils ont posé.

b/ Et si la secrétaire, fait bien son travail (oh ! la vilaine) et insiste ?

On peut tenter un léger développement de l’objet en ajoutant un élément de personnalisation :

« DUCHMOLL est depuis plusieurs années l’interlocuteur privilégié des sociétés pharmaceutiques en matière de sécurité informatique. J’ai simplement besoin de faire le point avec elle sur le sujet. Vous pouvez me la passer ! »

On ne dépense pas plus d’énergie. Si on ne parvient pas à passer, on privilégie un rappel.

« Ecoutez, elle est certainement très occupée actuellement, je la rappelle dans la semaine. »

Et on passe à autre chose.

c/ Mme Vison est absente ou n’est pas disponible

« A quel moment me conseillez-vous de la rappeler ? »

Attention ! on ne passe pas 20 minutes sur cette étape ! On peut même l’oublier. De toute façon Mme VISON a un emploi du temps de dingue qui change tous les quarts d’heure. Il y a de fortes chances que ce qu’on vous annonce aujourd’hui ne soit plus vrai demain.

Ne vous faites pas non plus avoir par les réponses du type : « Rappelez après 19h, ou avant 8h, elle est plus disponible ». Elle est certes plus disponible, mais généralement elle n’est plus là. Ou il n’y a plus personne au secrétariat.

On préfèrera :

« Dans ce cas, je la rappelle dans la semaine [un peu plus tard] »

Et on passe à autre chose.

II- PRÉSENTATION INTERLOCUTEUR

Le plus dur est fait !

« Bonjour Mme VISON, Je suis Kevin DULAC, de la société DUCHMOLL. Je souhaite m’entretenir avec la directrice informatique, c’est bien vous… Parfait ! « 

On se représente. Mme VISON n’a pas assisté à la première partie de l’entretien. On s’assure qu’il s’agit bien de la bonne interlocutrice. On reste sur le ton de la conversation, du dialogue.

On évite : « C’est bien vous LA décisionnaire ? » ou « LA responsable » (« Non, moi je suis complètement irresponsable »).

III- OBJET DE L’APPEL

Là c’est facile, on déroule. Plus de temps à perdre. On évite les « Vous avez 1 minute à m’accorder ? », la meilleure chance de se voir raccompagner à la porte. Si Mme VISON n’est pas disponible, elle va vous le dire tout de suite.

On répète simplement l’objet de l’appel que l’on a énoncé à la secrétaire (on est cohérent !). Le but est de faire passer le message suivant en une phrase : voilà pourquoi ça vous concerne et c’est important de continuer à m’écouter.

« DUCHMOLL est depuis plusieurs années l’interlocuteur privilégié des sociétés pharmaceutiques en matière de sécurité informatique. C’est bien vous qui êtes concernée par le sujet ? »

On reste sur le ton de l’évidence. La validation est légère (« c’est bien vous qui êtes concerné par le sujet ? ». On n’attend pas forcément une réponse. Derrière le point d’interrogation il y a une phrase silencieuse et implicite : « n’est-ce pas ! »

IV- DECOUVERTE

Il est raisonnable de s’assurer que Mme Vison a un projet, un budget. Que l’on ne va pas faire 150 km pour rien… Il est donc utile de poser des questions pour qualifier le besoin…

Oui, mais non. On s’est lancé le défi de prendre rendez-vous en 140 caractères, on a déjà plus que dépasser notre quota.

On oublie la découverte et on passe directement à l’étape suivante.

Et puis on est en 2016, on a suivi l’actualité de Mme Vison, dans la presse spécialisée, sur les réseaux sociaux, on a visité fréquemment son profil LinkedIn…

V- ARGUMENTATION

« Nous venons de lancer une nouvelle solution qui permet d’identifier rapidement les points de vulnérabilité du réseau informatique de l’entreprise, et ainsi de pouvoir les corriger sans attendre. »

Une phrase. Une actualité (si je vous appelle aujourd’hui c’est qu’il y a quelque chose de nouveau). Un problème et comment nous pouvons le résoudre.

Ce n’est pas le lieu pour en dire plus.

VI- PROPOSITION

« Ce que je vous propose, c’est de pouvoir vous en parler plus en détail à l’occasion d’un rendez-vous. Quand peut-on se rencontrer ? Cette semaine, c’est possible pour vous ? »

La question n’est pas de savoir s’il faut qu’on se rencontre ou pas (c’est une évidence qu’il faut qu’on se rencontre), mais quand peut-on se rencontre. C’est juste une question d’organisation.

Priorité à Mme Vison ! Si elle ne peut que mercredi prochain on fixe le rendez-vous à mercredi prochain. Et on réorganise son agenda en conséquence. Tant pis pour votre entretien annuel avec votre N+1.

Dans tous les cas, il est plus facile de déplacer un rendez-vous que de prendre un rendez-vous.

VII- PRISE DE CONGES

« J’ai bien noté que nous nous rencontrons mercredi 29 février à 15h, au 15 rue de la Liberté. Je vous le reconfirme immédiatement par email (ou par message privé sur Twitter, comme vous préférez). En attendant je vous remercie pour votre accueil, et je vous souhaite une très bonne journée. »

Et voilà ! On a, à peine, dépassé les 140 caractères !